Qualité et conformité

Enjeux

Comment contrôler la qualité et la conformité de vos documents  ?

Une plateforme de gestion de la qualité doit vous permettre de suivre à tout moment l’avancement des documents qualité.

Qu’il s’agisse de procédures internes que votre personnel doit suivre ou des réglementations et normes telles que le RGPD/CCPA, les normes ISO, l’HIPAA ou autres, tout a été prévu dans l’ECM M-Files.

Solutions

- Définissez vos procédures et gérez leur évolution 

La plateforme de gestion de la qualité de M-Files permet de diffuser les SOP et autres documents relatifs à la qualité dans plusieurs langues. Vous pouvez suivre les modifications et communiquer les politiques au personnel disposant des autorisations adéquates. Vous avez également la possibilité de contrôler quels documents sont imprimés, par qui, en combien d’exemplaires, et rappeler les impressions obsolètes en circulation.

- Affectez des tâches d’apprentissage 

A l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans vos effectifs, vous pouvez annoter les documents devant faire l’objet d’un apprentissage obligatoire. Une notification sera envoyée et la tâche devra être accomplie avant la date d’échéance définie. Vous disposez d’une vue d’ensemble des performances en matière de formation et des tâches en retard pour l’ensemble de vos sites et de vos bureaux.

- Anticipez vos audits en mettant en place des mesures adaptées  

M-Files regroupe toutes les informations au même endroit, ce qui accélère les procédures d’audits internes et externes. Vous pourrez déceler les risques et les problèmes, pour ensuite mettre en place des actions correctives et préventives adaptées. Ces actions pourront être automatisées et elles ne seront plus jamais oubliées dans des mémos, des feuilles de calcul ou des e-mails.

Avantages

- Respectez les règles du RGPD 

M-Files permet d’identifier les documents contenant des données personnelles (PII), de les trier et de vous assurer qu’ils sont gérés conformément aux règles du RGPD.

- Transition vers l’abandon du LIBOR 

Depuis la fin 2021, de nombreuses entreprises de services financiers ont dû supprimer toute référence au LIBOR dans les produits et contrats financiers étaient cours.

- Sécurité et risques règlementaire 

Le stockage ou le transport de substances dangereuses expose les entreprises à des contrôles et des réglementations supplémentaires. Un de nos clients a amélioré ses procédures de sécurité et de gestion des risques avec M-Files.