Cycle de vie de vos contrats (CLM)

Enjeux

Renforcer ses relations commerciales

Le contenu de vos contrats sont souvent des documents digitaux imprimés que vous stockez dans des dossiers Windows sur vos réseaux d’entreprise.

Comment gérez-vous les spécificités de chaque contrat ?
Comment gérez-vous les dates d’expirations et conditions contractuelles convenues ?
Êtes-vous pro-actif sur la gestion de vos contrats ou est-ce que vous subissez leur exécution ?

Solutions

- Evitez les erreurs avec l’utilisation de modèles 

Trouvez les modèles de contrat dans leur version la plus récente et utilisez l’automatisation pour les remplir avec des données correctes (par exemple, les coordonnées du client, le numéro de commande) extraites à partir de vos autres outils (par exemple, vos système CRM et ERP).

- Gardez le contrôle pendant la révision et la négociation 

Au lieu d’échanger des contrats par courrier électronique, vous pouvez envoyer le lien vers la dernière version. Les personnes impliquées peuvent apporter leur contribution sans créer de doublons, et vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires.

- Faites avancer les choses avec la signature électronique 

M-Files est compatible avec des solutions de signature électronique telles que, DocuSign et Adobe Sign et bien d’autres. Plus besoin d’imprimer des contrats et de les faire circuler. Finalisez vos contrats en quelques clics, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

- Faites respecter les clauses contractuelles

Vous pouvez mettre en place des workflows pour vous assurer que la personne adéquate soit notifiée lorsque des étapes, des obligations ou des problèmes doivent être gérés.

- Renouvelez ou archivez au bon moment

M-Files vous alerte lorsqu’un contrat arrive à échéance, afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées. Si le contrat doit être archivé, le workflow correspondant s’en chargera à votre place. Ainsi automatisez vos tâches à faible valeur ajoutée.

Avantages

- Contenu du contrat

M-Files identifie les contrats en fonction de leur contenu (client, dates, numéro de projet, etc.), grâce à une recherche simple, intuitive et rapide
En savoir plus sur les recherches des métadonnées dans M-Files : ICI

- Workflows

Faites évoluer les statuts de vos contrats par des workflows numériques pour obtenir des révisions, des signatures et pour garantir l’archivage d’informations spécifiques. Envoyez des attributions de tâches numériques et des notifications lorsque des actions sont requises.
En savoir plus sur les workflows dans M-Files : ICI

-Vos contrats sont sécurisés

Nous chiffrons vos données, et grâce aux autorisations, vous pouvez contrôler l’accès aux contrats en fonction du rôle, du groupe, du projet, du type de document, etc.
En savoir plus sur la sécurité de l’information dans M-Files : ICI